ACTIVIDADES DE TEAM BUILDING VIRTUAL PARA EQUIPOS DE TRABAJO ONLINE

¡Hasta el infinito… y muuuuucho más allá! se puede llegar con las actividades de Team Building de nueva generación.
Llámalo Team Building Virtual, Team Building en remoto, Team Building en la distancia, o como quieras.
Lo de «¿En tu oficina o en la mía?» está superado, ya puedes decir «En tu casa y en la mía».
Logo Team Building Virtual

¿Por qué lo llaman Team Building Virtual cuando quieren decir «Break»?

No es lo mismo una actividad virtual y presencial… el medio manda

Nos adaptamos al medio y esto nos obliga a actividades más cortas y dinámicas porque la atención en ese medio es más limitada 

El medio condiciona el esquema para conseguir un resultado óptimo. Dinámicas más rápidas, instrucciones mucho más claras y una labor del dinamizador mucho más importante en la conducción que en la dinamización.

Nuevos medios, nuevas ideas. Algunas propuestas son  adaptaciones de las actividades presenciales, pero muchas otras son completamente nuevas

Connecting Teams

℘ Dinámicas de Risoterapia

℘ Percusión Corporal

℘ Video Conjunto

℘ Cinema Stars o Anuncios

℘ Reportero Doc

℘ Regalos Envenenados

℘ Concurso Quiz Show

Kits de Co-creación

LA NUEVA SITUACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO EN REMOTO: EL TELETRABAJO

Si hay un hecho irrefutable es que el mundo de la empresa está cambiando y uno de los cambios más importantes tiene que ver con una nueva forma de trabajar en remoto y, consecuentemente la aplicación de la tecnología. Por añadidura, la manera de relacionarnos en la oficina también está cambiando.

Si bien el teletrabajo ofrece beneficios tangibles para los empleados (una mayor productividad al poder gestionar el tiempo de manera más eficiente, una mejor conciliación de la vida personal y laboral, una mayor flexibilidad de horarios, una reducción de los gastos y tiempos improductivos, una mayor satisfacción laboral o un mayor compromiso) y beneficios tangibles para empresas (ahorro de costes, fidelización y retención del talento, reducción del absentismo laboral o mejores resultados finales), son aún muchos los retos a los que se enfrenta y que tienen que solucionarse.

La nueva situación de trabajo desde casa tiende a reducir el contacto, la espontaneidad y las relaciones informales. De hecho, la Buffer Survey sitúa la “soledad” como el segundo problema en la gestión el teletrabajo (19%), solo por detrás de la dificultad de desconectar del trabajo (22%). Otros problemas a resolver son la dificultad de colaborar o comunicarse (17%), las distracciones que se pueden generar en casa (10%), las dificultades que se generan del hecho de tener horarios diferentes al resto (8%) o la dificultad para mantenerse motivado al trabajar solo (8%).

Soledad, dificultad para comunicarse y mantenerse motivado suman un nada despreciable 35% en el total de las preocupaciones de la nueva situación. Adicionalmente, en el nuevo modo de comunicación virtual por internet es más complicado captar los detalles del otro, lo que nos dice el lenguaje no verbal, lo que nos quiere expresar con los gestos de la cara o cualquier otro elemento del lenguaje corporal. Sin duda, algo hay que hacer.

En entornos físicos y presenciales, los trabajadores utilizan recursos informales como chistes, bromas, un coffee compartido, un descanso conjunto para fumar o lo que sea para ir más allá de una relación profesional y hablar de la familia, del partido del domingo de la situación política, de sus preocupaciones o cualquier otra nimiedad. Esos pequeños gestos generan complicidad y empatía, generan lazos y son el reto a resolver en el nuevo escenario, donde los trabajadores disponen de menos oportunidades de socializar.

La tecnología abre nuevos caminos para mejorar la experiencia del trabajo en remoto, de mejorar la interacción entre los compañeros, de mejorar la comunicación entre ellos y de “humanizar” esta nueva manera de relacionarse a través de plataformas digitales. Hablamos de los Team Building Virtuales, en remoto, a distancia, desde casa, en streaming o digital. Varios nombres para una misma idea, la de humanizar y dinamizar esta nueva manera de trabajar y relacionarnos que nos impone el teletrabajo.

Los retos del teletrabajo pasan por los gastos de acondicionamiento tecnológico (inversión en equipos), una adecuada protección en materia de seguridad y salud del empleado, la cultura “calientasillas” de los directivos, la pérdida del componente social y comunicación entre los empleados, la necesidad de adaptarse a una cultura diferente de trabajar (por objetivos, comunicación en remoto, sensación de soledad y necesidad de crear nuevas rutinas domesticas de trabajo). Pero sin duda el reto fundamental pasa por conseguir un nivel de engagement equiparable al de los equipos presenciales.

QUE SON LAS ACTIVIDADES DE TEAM BUILDING ONLINE

Las actividades de virtual Team Building son iniciativas que se llevan a cabo entre personas que no están físicamente localizadas en el mismo lugar. Son dinámicas que consiguen acercar a personas que están separadas en la distancia al crear un entorno equiparable a cuando se comparte un mismo espacio físico.

Tienen la peculiaridad de que requieren de una base tecnológica (videoconferencia, telecommuting, virtual reality…) que permite salvar esa distancia física, a la cual hay que añadir contenidos interesantes, elementos de networking y un conductor capaz de animar y entretener a los participantes.

Este tipo de actividades de Team Building en remoto suponen dificultades por las circunstancias en la que se desarrollan, si bien ofrecen también muchos beneficios. No se trata tan solo de conectarles por una cámara o similar, si no de conseguir que, desde la distancia, funcionen como un verdadero equipo eficaz, coordinado y cohesionado en busca de un objetivo común.

PORQUÉ SON IMPORTANTES LAS ACTIVIDADES DE TEAM BUILDING ONLINE

  •  Porque el mundo no se puede parar ante situaciones inesperadas. Este tipo de iniciativas pueden ayudar a los empleados a adaptarse a la nueva normalidad laboral
  • Porque uno de los potenciales problemas del teletrabajo es la sensación de soledad que pueden llegar a tener los empelados al perder su relación con otros en el día a día y estas iniciativas buscan salvar esta falta de conexión
  • Porque las empresas son responsables de generar un entorno laboral adecuado para el desarrollo de su trabajo y de ofrecer los medios oportunos para que consigan sus objetivos, tanto si se trata de entornos presenciales como a distancia. Estas iniciativas generan un contexto adecuado a la nueva situación
  • Porque la empresa es responsable de que sus trabajadores se sientan vinculados y conectados con el resto de compañeros y que formen parte de una comunidad, de un mismo espíritu de empresa y de equipo. Estar separados no significa estar desconectados, sino estar conectados de una manera diferente
  • Porque está demostrado en varias investigaciones que el factor clave en la gestión de equipos en remoto es una fluida comunicación entre los miembros. A través de Videoconferencing, streaming o similar se pueden compartir los contenidos necesarios de manera eficaz
  • Porque nos permiten pensar en grande y eliminar barreras geográficas y distancias pudiendo conectar a personas de diferentes países y nacionalidades

QUE SE PUEDE CONSEGUIR CON LAS ACTIVIDADES DE TEAM BUILDING EN REMOTO

Colaboración en los equipos

Un primer beneficio de las actividades de Team Building en remoto tiene que ver con la capacidad de promover el compañerismo, fomentar el espíritu de equipo, generar empatía y cohesión, lo que hace que los miembros de un equipo sean capaces de colaborar de una manera más sencilla y sincera.

Mejora de la comunicación

¿Existe una mejor arma que la comunicación para salvar la barrera de la separación física? Parce que no, si bien la comunicación eficaz en remoto no basta con sistemas formales de comunicación tipo e-mail, hojas de cálculo compartidas donde actualizar status, o intranets internas.  Las actividades de Team Building desde el teletrabajo aportan un componente informal necesario para conseguir una comunicación interna eficaz.

Engagement e identidad de equipo

Cuanto más lejos estamos trabajando unos de otros más cerca, más importante es sentirnos cerca. Es en las situaciones de distanciamiento físico cuando más sentido tienen las dinámicas y juegos de Team Building. Más lejos pero más cerca. Este tipo de iniciativas permite aliviar la sensación de soledad del trabajador.

Generación de lazos 

Trabajar a distancia no es incompatible con ser capaz de generar lazos y una buena conexión entre los equipos. Una manera de conseguirlo es incluyendo actividades de Team Building en las agendas de trabajo.

Motivación

Está acreditado que uno de los hándicaps del trabajo en remoto es la dificultad de mantenerse motivado. Trabajar solo, sin referencias y sin relación puede convertir nuestro trabajo en una pesadilla. Programar actividades de Team Building para la nueva normalidad contribuye a mantener la motivación del grupo en niveles altos

Efectividad y Productividad

Los empleados que se sienten vinculados la empresa, motivados y conectados con el resto se puede considera trabajadores felices . Sabemos que los trabajadores felices son más productivos y eficaces en sus funciones. Las actividades de Team Building a distancia facilitan estos sentimientos positivos en los empleados.

Satisfacción laboral y Retención del talento

Como fruto de todo lo anterior, conseguimos trabajadores más implicados y felices con tasas de abandono y “burnout” mucho menor que en empresas que no se preocupan de incluir dinámicas en sus virtual teams.

PRINCIPALES DIFERECIAS ENTRE LAS ACTIVIDADES DE TEAM BUILDING VIRTUALES Y LAS PRESENCIALES

La duración

Es esencial entender el medio (tecnológico) y adaptarse a sus características para conseguir una actividad de Team Building a distancia efectivo. Por lo general, la duración de este tipo de actividades es más corta que las presenciales ya que la capacidad de mantener la atención de los participantes en una pantalla es menor. En este caso se cumple eso de que “menos es más”.

Los esquemas

¿Se comunica igual una noticia en Televisión que en un medio de Prensa? No. No se puede hacer lo mismo en medios diferentes. De nuevo el medio nos va a condicionar el esquema de la actividad. Actividades más dinámicas, más rápidas, más visuales y esquemas diferentes.

Las temáticas

¿Nuevos canales requieren nievas soluciones? Sí y no. Algunas actividades presenciales pueden adaptarse sin problema al entorno virtual consiguiendo los mismos resultados y en otros casos no es tan sencillo. Por otro lado, el medio virtual ofrece alternativas adicionales que antes no se contemplaban (es el caso de actividades tipo “Game” con base tecnológica).

Las características del maestro de ceremonias

El contexto y las limitaciones del soporte que utilizamos (retardos del sonido, pérdidas de conexión, visualización en cuadrículas pequeñas…) nos vuelve a condicionar para el perfil de la persona que guía la actividad, que ha de tener tips extras a una actividad presencial: foco especial en comunicar unas instrucciones más claras, captar la atención de las personas de una manera diferente, una labora de conducción que predomina sobre la dinamización…

PARA QUIEN SON ÚTILES LAS ACTIVIDADES TEAM BUILDING EN REMOTO

Para los propios empleados

Las actividades de Team Building se plantean en primera instancia para los propios integrantes de los equipos, de manera que puedan desarrollar diferentes habilidades (colaboración, empatía, trabajo en equipo, creatividad, orientación a resultados…) mediante diferentes dinámicas que se integran en la agenda diaria.

Para los managers

Las actividades de Team Building desde casa son también un elemento útil para los propios Managers. Se convierte en una herramienta para la gestión y motivación de los equipos en el caso de los Managers, así como una rica fuente de información del estado de motivación de sus empleados. Personalmente, se trata de una oportunidad para desarrollar sus habilidades como líder.

Para el departamento de Recursos Humanos

Para Recursos Humanos, estas dinámicas son un recurso para ofrecer la posibilidad de que los empleados generen lazos más allá de lo profesional y de que desarrollen las habilidades o competencias que hayan detectado necesarias para desarrollar esos equipos.

LAS MEJORES ACTIVIDADES DE TEAM BUILDING ONLINE COMO HERRAMIENTA PARA FORTALECER EL ESPIRITU DE EQUIPO

Team Building Online Colaborativo

Actividades que requieren del trabajo conjunto virtualmente para la consecución de un trabajo como grupo. En ocasiones se subdivide a los grupos en sub-equipos (en salas virtuales) para desarrollar sus proyectos.

Construcción de personajes, actividades de cine o anuncios virtuales, construcción conjunta de canciones, Critical thinking virtual, Mind games virtual son algunos ejemplos.

Team Building Online Clubs

En este caso se trata de iniciativas recurrentes que tratan de juntar intereses comunes en base a un tema y que permite reuniones periódicas

El Book club virtual es quizás la opción más clásica, si bien se puede organizar alrededor de casi cualquier tema: cine, gastronomía, alud, deporte…

Team Building Online Beers o similar

Encuentros virtuales que sustituyen al clásico café de media mañana, al cigarro compartido o a las cañas de después de trabajar.

Algunas ideas: coctelería virtual, Coffee break virtual, Master class cocina virtual, cata conjunta de cerveza o vino.

Team Building Online Icebreakers

Ideales para iniciar una reunión de manera diferentes, para un break o incluso como cierre a la misma. Dinámicas rápidas, muy participativas y que buscan activar o celebrar.

A modo de ejemplo: Quién es Quién virtual, baile virtual, dance party virtual, yoga virtual, mindfulness virtual, percusión corporal virtual, magia virtual, improvisación virtual, haka virtual, apunta tu cámara online.

 Team Building Online Juegos remotos

Es lo más parecido a juegos prediseñados para una plataforma digital y que se juega por equipos en modo competitivo.

Son los conocidos escape game virtual, cluedo virtual o gincanas virtuales.

Team Building Online RSC

También hay espacio en el mundo virtual para las causas nobles y la temática RSC.

Desde charlas virtuales de colectivos relacionados, plantación de kits con instrucciones online, construcción de artículos con fines solidarios, actividades conjuntas virtuales con colectivos desfavorecidos, acciones solidarias vía call centers…

Team Building Online Concurso

Una de las opciones más participativas y dinámicas que permite interactuar a los participantes y realizar diferentes pruebas o preguntas online.

Apunta algunas ideas: trivial Quiz virtual, concurso televisivo virtual, furor online, bingo virtual, tableros virtuales, …

 

En algunos casos se envía previamente al domicilio materiales o attrezzo, incluso plantillas imprimibles como parte del material que e va a necesitar en la realización de las actividades.

 Alternativamente, algunas actividades constan de una doble fase, una previa de trabajo individual de cada participante que se requiere con unas instrucciones precisas y una 2º fase con todos los participantes junto en la que se disfruta del trabajo realizado por cada uno, pero de manera conjunta.

QUE SE NECESITA PARA PONER EN MARCHA UNA ACTIVIDAD DE TEAM BUILDING ONLINE

Aunque a priori parezca algo complicado, las actividades de Team Building virtual se llevan haciendo desde hace años. Si a eso le añadimos el desarrollo digital que hemos experimentado todos a nivel personal con la nueva situación al familiarizarnos con infinidad de herramientas de comunicación digital (Zoom, Microsoft Teams,..), hoy en día se ofrecen multitud de actividades virtuales testadas, eficaces y que no requieren mucha infraestructura.

¿Cuáles son los elementos necesarios para llevar a cabo una actividad de Team Building virtual?

Una herramienta digital de soporte confiable

Básicamente, una herramienta que permita visualizarnos e interactuar con el resto de participantes, independientemente de si nos conectamos desde un móvil, una tablet o un PC. Es importante que la plataforma elegida soporte las necesidades de nº personas y funcionalidades requeridas en cada caso (compartir pantalla, chat…).

Existen muchas opciones disponibles con versión gratuita o con planes de pago: Google Hangouts, Skype, WebEx, Zoom, …

Personal de apoyo y soporte resolutivo

Es interesante para poder solventar las dudas técnicas que se planteen los participantes antes de la conexión y durante la misma, así como para dar soporte al maestro de ceremonia en el desarrollo de la actividad y posibles eventualidades durante el desarrollo de la actividad.

Un maestro de ceremonias creativo y empático

Será el encargado de explicar, conducir y dinamizar la actividad de Team Building online. Es la persona encarga de diseñar la actividad y de ser capaz de llevarla a cabo manteniendo la atención, el interés y la sorpresa durante todo su desarrollo.

Un tiempo agendado y consensuado

Puede parecer innecesario incluir este punto, pero tener agendados este tipo de “ventanas” informales con antelación e incluso hacer recordatorios a medida que se acerca la fecha consiguiendo generar intriga e implicación, puede convertir la actividad en algo rutinario o en algo WOW. Este tiempo agendado, se recomienda que sea dentro del horario laboral establecido para respetar el tiempo personal de cada uno y facilitar la conciliación.

PUNTOS A TENER EN CUENTA EN LAS ACTIVIDADES DE TEAM BUILDING VIRTUALES (TIPS)

Aprovecha para celebrar

Las actividades de Team Building virtual deben asociarse a momentos positivos, a momentos de desconectar, a algo diferente del tiempo de trabajo. Una buena iniciativa consiste en aprovechar para celebrar éxitos, nombramientos, cumpleaños, buenas noticias… Siempre se debe celebrar, si bien hacerlo bajo el formato de Team Building puede darle un plus de credibilidad.

Aprovecha para dar reconocimiento 

Este tipo de iniciativas distendidas pueden servir de marco a los managers para reconocer en público a aquellas personas que lo merecen.

Promueve las Conversaciones

No es tanto la diversión como la posibilidad de generar conversaciones lo que hace realmente útiles las actividades de Team Building online. Al igual que las conversaciones espontáneas que se producen en las oficinas físicas, este tipo de dinámicas deben generar espacios para la conversación.

El poder de visualizar

¡Poneros cara! Vuelve a ser cierto eso de que una imagen vale más que mil palabras. El poder de ver a los demás, sobre todo en una situación de aislamiento como es la del teletrabajo, es impagable. Vernos facilita la generación de relación y conexión entre los miembros del equipo.

Ten en cuenta a todos

Ten en cuenta el perfil de los participantes, si se conocen o no, si pertenecen a diferentes culturas, el momento que atraviesa la empresa, … mil cosas para elegir la actividad adecuada, en la que todos participen, se sientan cómodos y no traten de “esconderse” entre la multitud. Todos son parte del equipo y debe reflejare en el nivel de involucración de cada uno.

Lo Virtual es más efímero

Hay expertos que hablan de la regla del 2,5, es decir, que se deben plantear 2,5 actividades virtuales por cada actividad presencial. Es decir que, si suelen hacer 1 actividad al trimestre de manera presencial, deberías hacer 2,5 virtuales en ese mismo período de tiempo.

Más que una ratio exacta, quedémonos con que lo virtual tiene un efecto menos duradero, más efímero que adicionalmente la duración standard de estas actividades es menor que las presenciales y que los trabajadores están más expuestos a la soledad que en un espacio físico. Todo lo anterior sí puede justificar una mayor periodicidad en las interacciones virtuales.

Integra el Team Building virtual en las agendas

Se recomienda integrar las dinámicas de Team Building dentro de la propia agenda como un elemento punto adicional. Pueden ser dinámicas sencillas de 10-15 minutos o actividades más complejas de 1 hora. Se trata de incorporar un Icebreaker de manera más habitual y menos duraderos en las reuniones.

Sorprende

No hagas siempre lo mismo. Sorprende a tu equipo con temáticas diferentes, formatos diferentes, duraciones. Aprovecha los medios a tu alcance (e-mail, plataformas de comunicación internas, …), envío teasers, recordatorios, crea expectación. De manera puntual, opta por envíos a casa de elementos que se requerirá  en la actividad y que conseguirán generar curiosidad. Tira de imaginación y de ingenio y ¡sorprende!

CÓMO MEDIR LA EFICACIA DE LAS ACTIVIDADES DE TEAM BUILDING ONLINE

Aprovechemos el propio soporte que nos ofrece la tecnología para medir la eficacia de las actividades de Team Building en remoto para poder incorporar a futuro aquellas otras que encajen mejor. Las propias aplicaciones pueden incorporar sencillos e intuitivos sistemas de medición mediante encuestas una vez celebrada la actividad.

Adicionalmente, los propios organizadores pueden hacerse una 1 idea del nivel de satisfacción e involucración de los participantes mediante una simple observación o seguimiento. El nº de interacciones en el chat, el nivel de participación, las caras de los participantes, … son elementos intangibles que pueden dar pistas del nivel de engagemet conseguido con la actividad.

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